会社PCが新しいものに交換になったタイミングで
PCのメール管理の方法を変えてみた。ついでに自宅PCも。
心がけるのは、日々
受信トレイ、迷惑メール、削除済アイテムに
メールを残さないようにすること。
って、今にして思えば、この方法のほうがスタンダードかもしれないので
今更こんな記事を書いているのはどうなんだろう？ って可能性があるけど
ワタシのような人がもしいらっしゃったら参考になるかも？
って気持ちで書いてます。
これまで、基本的には受信トレイにメールを残していっていて
そのうちの差出人でフォルダを分けられそうな相手は
差出人ごとにフォルダを作って
ソフトの自動振り分け機能を使って振り分けたり
手動で振り分けたりしていたのだけど
どうもスッキリしない。
そんな中
受信トレイはあくまでもポスト的役割のものだから
受信トレイにはメールを溜めない
ようにするのがよい
との情報を見て、ワタシ、目から鱗。
ナルホド！
そして
フォルダを細かく分けないほうが便利なケースもある
という内容に、深く納得！
だって、検索すれば出てくるんだし
並べ替えだってメールソフトがやってくれる。
受信トレイを開いて
削除対象のものは速攻で削除。
迷惑メールは、自動振り分け機能で振り分けられるものは
迷惑メールに振り分け
その上で、迷惑メール・削除対象メールは適宜完全削除。
自分が関係するメールについては
ざっくりとだけフォルダ分けをしておいて
ワタシがすべき対応完了後に手動で
受信トレイから該当フォルダへ振り分けていく。
自分にはあまり関係なく、とりあえず保管しておけばよさそうなものは
やはり、ざっくりフォルダ分けして
フォルダ分けせずに、そのまま全てアーカイブフォルダに入れる、って方法もある。
ワタシは、ほんの少しはフォルダ分けするけど。
見た瞬間に即座に振り分けていけるようにする。
勿論、自動振り分け機能も適宜使う。
フォルダ分けのざっくり加減が肝っぽい。
件名を見て瞬時に振り分けられることがこの上なく大事。
これまでは、受信トレイにそのまま残していて
受信トレイのメール数がどんどん増える一方になっていた感じが
今後は
受信トレイには自分が何かしら対応しなければならないものだけが
常に残っている状態にする。
勿論、何も残っていない状態を日々目指す…。
という風にやってみたら
効率もよいし
「もしかして大事なメールが埋もれてたら困るなー」
みたいな多数のメールが
メールボックスだけでなく
微量に、でも確実に脳を占拠してる感・不安感・整理しなきゃ感が消えて
ワタシにはこちらの方法のほうが断然よかったー
という話でした。
